納品書テンプレート

納品書の無料テンプレートは、テキスト編集するだけで、あっという間におしゃれなデザインの納品書が完成します。印刷用データはもちろん、ダウンロードしてPDFで送信もできます。

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新しい納品書を作る

テンプレートを使って無料でオリジナル納品書を作成しよう!納品書作成の基本から、テンプレートを使った納品書の作り方までを解説

商品を受け取った際、同梱された「納品書」を見たことがある人も多いのではないでしょうか。

ビジネスにおいて、納品書は請求書と並んで欠かせないものになりました。

企業はもちろん個人事業主やフリーランスも、自身で発行する機会も増えていることでしょう。

そんな納品書ですが、法的には必ず発行しなければいけない書類ではありません。

しかし、納品書があることで取引がスムーズになるだけでなく、多くのメリットがあります。

今回は、納品書の役割やメリット、納品書を簡単に作成するコツついてお伝えしていきます。


納品書とは?

納品書とは、「納品者が発注者に商品を送付した際に添える書類」です。

納品書には、納品された商品の明細や、関連する情報が記されています。

発注者は納品書を見ることで、注文した内容どおりに納品されているかを確認することができます。

今では当たり前のように普及している納品書には、どういう役割があり、どんなメリットがあるのかを見ていきましょう。


納品書の役割とメリット

納品書は、具体的に以下のような役割やメリットがあります。

・取引先を安心させる

納品書の最も大きな役割は「依頼主を安心させること」にあるといえます。

取引したサービスや商品の内容をひとめでチェックできるため、依頼主にとってはありがたい書類です。

特に個人事業主やフリーランスは、納品書をセットで納めることで取引先によい印象を与えることにも繋がります。

・発注ミスの防止

実際に納品された商品と納品書を、納品者と発注者の双方でチェックすることで、発注ミスやトラブルを未然に防ぐことができます。

・スムーズな取引

納品書に記載されている内容は、注文書や契約書・見積書などで、あらかじめ双方で合意しているものになります。

お互いの認識に相違がないかをチェックできたり、問い合わせ先を記しておくことで確認もスムーズになります。

納品書は、双方の認識を合わせるためにとても便利な書類といえるでしょう。


納品書と請求書の違い

納品書と請求書は、書類の形式がとても似ています。

請求書は、取引した内容や支払先・支払い期限などが記載された書類です。

納品書は「納品物の内容を確認するもの」、請求書は「納品物に対する支払いをお願いするもの」と考えておくとわかりやすいでしょう。

納品をしても請求書が発行されない限り、相手側からの入金はされませんので注意が必要です。


納品書の取り扱いにおける注意事項

納品書は法的に発行する義務はありませんが、「取引証憑書類」として下記のような保管義務期間があります。

  • 商取引のルールを定めた会社法では10年
  • 法人税法では7年
  • 個人事業主の場合は5年

このように納品書は取引を証明する書類として、一定期間保管をしておく必要があります。

また、納品書は紙で保管しておくことが原則とされています。

一部PDFでの保管も有効になりましたが、税務署の承認が必要となるなど、まだまだ紙で保管されることが多いです。

発行したり受け取ったりした際は、請求書などと合わせてきちんと保管しておきましょう。


納品書に必要な項目とは

納品書は、発行するときは下記の項目を明記する必要があります。

1. 納品先の宛先

納品先の宛先をページ左上部など、最初に目にする場所に配置しましょう。

2. 納品者の情報

納品者の会社名、住所、電話番号など記載します。

問い合わせを受けるケースに備えて、電話番号やメールを記載しておくとよいでしょう。

納品者の会社捺印があれば、より信頼性の高い書類になります。

3. 納品物の情報

納品物の情報は主に下記になります。

  • 商品名称
  • 数量
  • 単価
  • 小計
  • 合計金額・消費税

納品書の中で最も大切な部分になりますので、内容が把握しやすい一覧表が望ましいです。

4. 納品日や納品番号

必須項目ではありませんが、納品日や管理するための納品番号もあると便利です。

ページ右上部などに記載しておくと、問い合わせの際にスムーズになります。

5. その他特記事項

その他、伝えておくべきことがあれば記載しておきましょう。

あらかじめ振り込み手数料の負担について明記しておいてもよいでしょう。

このように、契約通りの納品を行うために、納品書の項目はとても重要であることがわかりますね。


納品書を作成する際のコツ

納品書は、取引先が必ず目にするだけでなく長期で保管される書類です。

次のビジネスにもつながるよう印象に残るものにしたいですよね。

作成する際に押さえておきたいコツをご紹介します。

・納品物の明細は一覧表でわかりやすく

それぞれ項目を見やすく配置するには下記を意識します。

  • 字揃え:左寄せや右寄せを意識して整列させる
  • 表:取引内容は一覧にしてまとめる
  • 箇条書き:情報を羅列する場合は箇条書きでまとめる
  • 余白:各要素が見やすくなるように十分な余白をいれる

・ブランドイメージに合った色を使う

「色」の印象は強く残ります。ブランドイメージに欠かせない大切な要素です。

自分のブランドを思い出してもらうためにも、納品書全体の配色を大切にしましょう。

また、配色はできるだけ少なくし、統一感を持たせるとスタイリッシュになります。

・グラフィック要素を加える

一味違った納品書を発行する時は、下記にこだわってみましょう。

  • イラストをワンポイントで入れてみる
  • 背景に写真やパターンを使う
  • グラデーションを入れ単調さをなくす

これらに気を配るだけで、スタイリッシュでおしゃれな納品書に仕上げることも可能です。


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